Buchhaltung, für viele ein notwendiges Übel.

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Die Buchführung wird oft nicht gemocht, muss aber erledigt werden. Jeder und jede, der nicht angestellt arbeitet, muss die Buchhaltung erledigen. Sie gehört zu den wichtigsten Aufgaben in einer Firma. Sie gibt zu vielen wichtigen Punkten für die Unternehmensführung Auskunft. Mit ein paar kleinen Tipps, wird die Buchführung stressfrei.

Tipp: Keine Buchung ohne Beleg!

Wer schon einmal in irgendetwas mit Buchhaltung zu tun hatte, kennt diesen Merksatz: „Keine Buchung ohne Beleg!“. Hört sich für Neulinge auf diesem Gebiet banal an, ist aber das absolut Wichtigste. Die Buchhaltung gibt nicht nur firmenintern wichtige Auskünfte, sie dokumentiert auch die Einnahmen und Ausgaben einer Firma für das Finanzamt. Diese Aufgabe gegenüber dem Finanzamt ist nur mit Belegen möglich. Es gibt unterschiedliche Belege:

– Eingangsrechnungen vom Lieferanten

– Bewirtungsbelege vom letzten Geschäftsessen

– Fremdbelege, das sind Quittungen aus dem Einzelhandel

– interne Belege, wie Gehaltsabrechnungen oder Ausgangsrechnungen

– Eigenbelege, für den Notfall, wenn der eigentliche Beleg verloren gegangen ist

Tipp: Ordnung ist wichtig!

Da die Buchhaltung oft ungeliebt behandelt wird, werden die Belege schnell mal in einer Schublade oder einem Karton gesammelt. Wie die Großeltern schon wussten: „Ordnung ist das halbe Leben“. Wer schon mal einen ganzen Karton Belege sortiert hat, weiß, die Großeltern wussten, wovon sie sprachen. Das Problem beginnt, wenn das Finanzamt eine Liste schickt und viele Belege nachgereicht haben möchte. Diese Belege wieder zu besorgen ist schwierig, nervenaufreibend und zeitaufwendig. Ein gutes Ablagesystem spart Zeit. Wer seine Belege sofort sortiert und richtig ablegt, muss sich nicht zweimal damit befassen. Ein Cloudspeicher kann helfen, Ordnung zu halten.

Tipp: Der Buchhaltung einen Termin geben!

Gerade Ein-Personen-Betriebe haben den Terminplaner immer voll. Da ungeliebte Aufgaben gerne unbewusst verschoben werden, hilft es, sie im Terminkalender einzuplanen. Aktuelle Belege sofort richtig ablegen und einmal die Woche alles überprüfen. Hierbei wird überlegt:

– Sind alle Belege da?

– Sind alle Belege am richtigen Platz?

– Gibt es noch Verbesserungspotenzial?

Ist alles perfekt, kann der Termin alle 14 Tage gelegt werden, je nach Belegaufkommen. Länger sollten die Termine nicht auseinander liegen. Dann wird der Arbeitsaufwand zu hoch und wird nur noch ungern angepackt.

Tipp: Fristen sind wichtig!

Jedes Jahr gibt es Steuertermine, welche nicht verpasst werden sollten, sonst kann es teuer werden. Kommen die Unterlagen zu spät zum Finanzamt, drohen Mahngebühren, Säumniszuschläge oder gar Schätzungen. Beispiele für Steuertermine sind:

– Gewerbesteuern

– Meldung der Lohn- oder Kirchensteuer

– die Umsatzsteuervoranmeldungen

und dies ist nur eine kleine Auswahl.

Um hier nicht den Überblick zu verlieren, sollten die Termine gleich, wenn sie im Herbst für das nächste Jahr erscheinen, in den Kalender eingetragen werden, vielleicht kurz vorher zu den Buchhaltungsterminen.

Tipp: die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung lernen!

Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, kurz GoBD, welche für Deutschland gelten, stehen zum großen Teil im Handelsgesetzbuch. Hier wird unterschieden in die GoBD, die Grundsätze der ordnungsgemäßen Bilanzierung und die Abgrenzungsgrundsätze.

Tipps: Hilfe für die Buchführung!

Die wenigsten Selbstständigen haben eine Ausbildung im Bereich der Buchführung. Da ist es eventuell eine gute Idee, sich Hilfe zu holen. Dafür könnte ein in dem Bereich ausgebildeter Mitarbeiter*in eingestellt werden. Oft lohnt dies für eine kleine Firma nicht. Dann gibt es den noch recht neuen Bereich der virtuellen Assistenz, wo jemand sich stundenweise um die Buchhaltung kümmert. Eine andere Wahl ist ein Steuerbüro, welches die komplette Buchführung oder nur einen Teil davon übernimmt. Wer die Kontrolle über seine Buchführung nicht abgeben will, der braucht eine gute Software für eine Online-Buchhaltung. Mehr dazu im letzten Tipp.

Der letzte Tipp: Die Online-Buchhaltung.

Gemeint sind hier die Softwarelösungen. Oft sind diese Tools mit einer Cloud verbunden. Sie können extrem hilfreich sein, auch wenn die Benutzer*innen wenig Ahnung von Buchhaltung haben. Die einzelnen Softwarelösungen bieten unterschiedliche Features und Funktionen, damit jedes Unternehmen etwas Passendes findet. Oft können die einzelnen Tools perfekt angepasst werden. Es könnte beispielsweise hilfreich sein, wenn die Bestelldaten weitergeleitet und weiterverarbeitet werden können. Es gibt Automatisierungen, welche helfen, Zeit zu sparen. Mit diesen Tipps wird die Buchhaltung nicht zum Kinderspiel, kann aber gut bewältigt werden.

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